1. Macht euch mit den Vorlieben des Bräutigams bekannt
Warum? - Der JGA ist dazu gedacht, dem Bräutigam eine Freude zu machen, daher ist es wichtig, die Veranstaltung auf seine Vorlieben und Interessen abzustimmen. Besprecht euch mit ihm (oder einem engen Freund oder Familienmitglied, das seinen Geschmack kennt), um sicherzustellen, dass die Aktivitäten, das Thema und die allgemeine Atmosphäre seinen Vorstellungen entsprechen.
2. Setzt euch ein realistisches Budget
Warum? - Die Aufstellung eines klaren Budgets hilft bei der Verwaltung der Ausgaben und stellt sicher, dass ihr den finanziellen Rahmen nicht überschreitet. Sie hilft auch, den Umfang der Veranstaltung festzulegen - vom Veranstaltungsort über die Aktivitäten bis hin zu Speisen und Getränken. Achtet darauf, dass ihr alle potenziellen Kosten einkalkuliert, einschließlich Transport, Unterkunft und etwaigen Extras.
3. Plant und bestätigt den Termin
Warum? - Wählt einen Termin, der dem Bräutigam und der Mehrheit der Gäste passt. Es ist wichtig, die Verfügbarkeit zu bestätigen und sicherzustellen, dass es nicht zu Konflikten mit wichtigen Ereignissen oder anderen Verpflichtungen kommt. Sobald das Datum feststeht, solltet ihr das allen Eingeladenen klar mitteilen.
4. Macht eine Gästeliste und verschickt Einladungen
Warum? - Eine klar definierte Gästeliste stellt sicher, dass alle wichtigen Personen einbezogen werden, und hilft bei der Verwaltung des Umfangs und der Logistik der Veranstaltung. Verschickt die Einladungen frühzeitig und informiert über alle notwendigen Details wie Datum, Uhrzeit, Ort, Dresscode und eventuelle besondere Anweisungen.
5. Bucht den Veranstaltungsort und die Unterbringung
Warum? - Sichert euch den Veranstaltungsort und die Unterkunft rechtzeitig, um Probleme in letzter Minute zu vermeiden. Dies ist besonders wichtig für beliebte Lokationen oder in der Hochsaison. Bestätigt alle Buchungen und trefft Vorkehrungen für alle notwendigen Zahlungen bzw. Anzahlungen.
6. Organisiert Aktivitäten und Unterhaltung
Warum? - Plant eine Vielzahl von Aktivitäten, die auf die Interessen des Bräutigams und die Vorlieben der Gruppe abgestimmt sind. Dazu könnten Spiele, Ausflüge, Nachtleben oder besondere Events gehören. Die Buchung von Unterhaltungselementen wie DJs oder Auftritten sollte frühzeitig erfolgen, um die Verfügbarkeit sicherzustellen.
7. Kümmert euch um Speisen und Getränke
Warum? - Stellt sicher, dass genügend Speisen und Getränke für alle Gäste vorhanden sind. Entscheidet, ob ihr ein Catering anbietet, essen geht oder das Essen selbst zubereiten wollt. Berücksichtigt auch Diätvorschriften und Vorlieben und sorgt für eine Auswahl an alkoholischen und alkoholfreien Getränken.
8. Plant den Transport und die Logistik
Warum? - Koordiniert den Transport zum und vom Veranstaltungsort, insbesondere wenn Alkohol im Spiel ist oder wenn die Gäste von außerhalb anreisen. Vereinbart einen Fahrer, einen Fahrdienst oder einen Gruppentransport, damit alle sicher nach Hause kommen.
9. Kümmert euch um Dekoration und Ausstattung
Warum? - Wenn ihr eine Themenparty veranstaltet oder eine besondere Atmosphäre schaffen wollt, solltet ihr die Dekoration im Voraus planen und organisieren. Dazu gehört auch, dass ihr den Veranstaltungsort vor Beginn der Veranstaltung einrichtet und sicherstellt, dass alles an seinem Platz ist, damit die Feier glatt über die Bühne geht.
10. Trefft Vorbereitungen zur Sicherheit und für Notfälle
Warum? - Haltet einen Plan für Notfälle bereit, einschließlich medizinischer Probleme oder unerwarteter Zwischenfälle. Vergewissert euch, dass ihr Kontaktinformationen für die örtlichen Notdienste habt und Bescheid wisst, wo sich das nächste Krankenhaus oder die nächste Notaufnahme befinden. Stellt außerdem sicher, dass alle Gäste über die Sicherheitsmaßnahmen und -richtlinien informiert sind.
11. Behaltet den Überblick über Rückmeldungen und Vorlieben der Gäste
Warum? - Das Monitoring der Rückmeldungen hilft dabei, die Anzahl der Gäste zu verwalten und die Pläne bei Bedarf anzupassen. Außerdem könnt ihr so auf bestimmte Vorlieben oder Bedürfnisse eingehen und sicherstellen, dass sich alle Gäste wohlfühlen.
12. Plant das Aufräumen und die Nachbereitung
Warum? - Kümmert euch um das Aufräumen nach der Veranstaltung, vor allem, wenn es sich um einen privaten Veranstaltungsort oder ein Haus handelt. Stellt sicher, dass alle gemieteten Gegenstände zurückgegeben werden und der Veranstaltungsort in gutem Zustand hinterlassen wird. Schickt nach der Party Danksagungen an die Gäste und alle, die bei der Planung geholfen haben.
13. Bleibt flexibel und anpassungsfähig
Warum? - Seid bereit, eure Pläne bei Bedarf anzupassen. Flexibilität hilft bei der Bewältigung unvorhergesehener Probleme oder Änderungen und sorgt dafür, dass der JGA trotz eventueller Widrigkeiten reibungslos abläuft.
Wenn ihr diese Punkte sorgfältig abarbeitet, könnt ihr sicher sein, dass der JGA perfekt vorbereitet ist, allen Spaß macht und ein angemessener Abschied für den Junggesellen wird.