1. Vorplanung
· Budget festlegen: Wie viel wollt ihr ausgeben?
· Teilnehmerliste: Wen wollt ihr einladen? Sammelt die Zusagen.
· Termin festlegen: Wählt ein Datum, an dem alle können, und legt den Termin fest.
· Motto: Überlegt, ob ihr den JGA unter ein spezielles Motto oder Thema stellen wollt.
Zur ersten Planungsphase einer JGA-Party gehört die Bestimmung des Budgets, davon hängen alle weiteren Entscheidungen ab. Wenn ihr euren finanziellen Rahmen festgelegt habt, könnt ihr die praktischen Beschlüsse über Ort, Aktivitäten und Unterhaltungsprogramm fassen. Als nächstes macht ihr die Teilnehmerliste. Berücksichtigt dabei die Wünsche des Bräutigams und die Verfügbarkeit der Leute.
2. Auswahl des Veranstaltungsorts
· Location: Wählt den Ort nach der Höhe eures Budgets, der Anzahl der Teilnehmer und den geplanten Aktivitäten (z.B. Bar, Nachtklub, Haus, Wochenendtrip).
· Reservierungen: Bucht euren Zielort bzw. die Unterkunft, wenn nötig.
· An- und Abreise: Organisiert eure eventuelle An- und Abreise
Den richtigen Veranstaltungsort zu finden, ist essentiell für die Atmosphäre der gesamten Party. In Betracht kommen Bars oder Nachtklubs vor Ort, ein gemietetes Haus oder auch ein Wochenendtrip – je nach eurem finanziellen Rahmen und der Teilnehmerzahl.
3. Aktivitäten und Unterhaltungsprogramm
· Plant die Aktivitäten: Entscheidet euch, welche Aktivitäten zu eurem JGA gehören sollen (z.B. Spiele, Sport, Clubbing, Special Events).
· Bucht das Unterhaltungsprogramm: Überlegt, ob ihr einen DJ oder Performer buchen wollt. Ihr könnt auch Special Events buchen.
· Reservierungen: Macht alle nötigen Reservierungen für geplante Aktivitäten wie Abendessen oder Ausflüge.
Aktivitäten und Unterhaltungsprogramm bestimmen ganz entscheidend den Spaß, den ihr auf eurem JGA haben werdet. Entscheidet euch für einen Mix, der den Interessen des Bräutigams und der Teilnehmer entspricht, z.B. spielerische Wettkämpfe, Sport oder einen Streifzug durchs Nachtleben. Das Unterhaltungsprogramm kann durch einen DJ, den Auftritt einer Tänzerin oder durch ein besonderes Event aufgepeppt werden.
4. Speisen und Getränke
· Menü: Plant euer Menü, falls ihr Catering braucht oder essen gehen wollt. Denkt an Alternativen für verschiedene Diätbeschränkungen.
· Getränke: Sorgt für Alkoholisches und Alkoholfreies. Bucht Barkeeper, falls nötig.
· Torte oder Delikatessen: Bestellt eine Torte oder andere Leckerbissen, wenn ihr darauf Lust habt.
Gutes Essen und Getränke sind entscheidend für jede Party. Legt das Menü fest, je nachdem ob ihr Essen bestellt, essen geht oder kochen wollt. Denkt an Vorlieben und eventuelle Diätbeschränkungen der Teilnehmer.
5. Einladungen
· Schriftliche Einladungen: Verschickt die Einladungen mit detaillierten Informationen (Datum, Uhrzeit, Ort, Dresscode).
· Rückmeldungen: Behaltet im Auge, wer zugesagt hat und wer nicht.
Das Verschicken von Einladungen stellt sicher, dass alle geplanten Teilnehmer informiert und bereit sind. Gestaltet und verteilt eure Einladungen so, dass kein wichtiges Detail vergessen wird – Datum, Uhrzeit, Ort und mögliche spezielle Anweisungen wie Kleiderordnung oder Motto. Ihr könnt der Bequemlichkeit halber digitale Einladungen verschicken oder traditionelle auf Papier für den persönlichen Touch.
6. Dekoration und Ausstattung
· Dekoration: Plant und besorgt die Dekoration, falls ihr eine Themenparty organisiert.
· Ausstattung: Kümmert euch vor der Feier um die Ausstattung (z.B. Tische, Stühle, Soundsystem).
Plant eure Dekoration nach den Vorlieben des Bräutigams (zum Beispiel festlicher Abend oder informelles Treffen) bzw. nach eurem eventuellen Motto. Kauft oder leiht die entsprechende Dekoration und plant die Gestaltung des Raums, damit ihr euch wohl fühlt und alles toll aussieht.
7. Sicherheit und Logistik
· Bestimmt einen Fahrer: Sorgt dafür, dass alle sicher nach Hause kommen.
· Notfall-Kontakte: Haltet eine Liste mit Notfallnummern bereit und einen Plan für eventuelle medizinische Probleme.
· Lokale Gesetze und Bestimmungen: Macht euch mit den örtlichen Gesetzen und Bestimmungen bekannt, die Einfluss auf eure Party haben könnten.
Perfekte Logistik und einige Sicherheitsvorkehrungen sind wichtig für einen gelungenen JGA. Bestimmt einen Fahrer oder arrangiert andere Transportmöglichkeiten, damit nach der Party alle sicher nach Hause kommen. Ihr solltet eine Liste mit Notfallkontakten bereit haben und einen Plan für eventuelle medizinische Probleme.
8. Extras
· Partygeschenke: Überlegt, ob die Teilnehmer kleine Geschenke bekommen sollen.
· Fotos/Video: Beauftragt jemanden, der den JGA dokumentiert, falls ihr euch so eine bleibende Erinnerung wünscht.
· Kleidung/Kostüme: Stellt sicher, dass alle über den Dresscode oder eventuelle Verkleidungen informiert sind.
Kleine Extras machen eure Party zu etwas Besonderem. Überlegt, ob ihr die Gäste mit kleinen Geschenken überraschen wollt. Ein professioneller Fotograf oder Videofilmer stellt sicher, dass ihr perfekte Erinnerungen an euren JGA behaltet.
9. Abschluss-Check
· Kontrolliert eure Buchungen: Überprüft noch einmal alle Resevierungen und Buchungen.
· Letzte Erinnerung: Schickt eine Terminerinnerung mit den relevanten Angaben an alle Teilnehmer.
· Checkt die Checkliste: Geht eure Checkliste noch einmal durch und stellt sicher, dass ihr nichts vergessen habt.
Wenn der Termin eurer Party näher rückt, solltet ihr nochmal alles durchgegen. Habt ihr alle Reservierungen und Buchungen korrekt durchgeführt? Schickt den Teilnehmern eine Erinnerung mit eventuellen Updates und Last-Minute-Änderungen.
10. Nach der Party
· Aufräumen und Putzen: Plant die eventuell nötige Aufräumaktion nach der Party.
· Danksagungen: Schickt ein “Dankeschön” an eure Gäste und alle, die bei der Organisation geholfen haben.
Nach der Party heißt es Aufräumen und Danke-Sagen. Macht einen Plan, wie ihr den Veranstaltungsort wieder in Ordnung bringt, zum Beispiel den Müll entsorgt oder geliehene Dinge zurückgebt. Es ist eine nette Geste, wenn ihr den Gästen und auch den Helfern eine Danksagung schickt.